Wordin oikoluku ja kieliasetukset

Kieliasetuksen näkyminen

Wordin ikkunan alarivillä näkyy tieto siitä, mitä kieltä teksti on – tai mitä Word olettaa sen olevan. Se voi olla esimerkiksi ”suomi” tai ”ranska”. Tieto voi muuttua asiakirjaa kirjoitettaessa, koska Word voi tunnistaa tai käyttäjä voi asettaa jonkin osan kielen toiseksi kuin asiakirja muutoin.

Kannattaa huolehtia siitä, että tämä tieto vastaa sitä, mitä teksti todella on. Tällöin oiko­luku, oikeanlaisten välimerkkien käyttö ja muut hyödylliset ominaisuudet toimivat oikein.

Se, onko oikolukutoiminto käytettävissä, riippuu siitä, minkä kielten tuki Wordin missäkin versiossa on mukana. Kielituen joillekin kielille voi ehkä myöhemmin ostaa ja asentaa erik­seen, mutta parasta on jo tekstinkäsittelyohjelmaa hankittaessa arvioida, mitä kieliä tar­vi­taan. Oikoluvun luonne voi riippua kielestä ja Wordin versiosta. Esimerkiksi englannin kie­lel­le on vanhoissakin versioissa mm. kielioppitarkistuksia, suomen kielelle taas vasta uudem­mis­sa.

Kieliasetuksen muuttaminen

Tavallisimpia virheitä on, että kieli on asetettu englanniksi vaikka kirjoitetaan suomea. Tällöin Word mm. tuottaa vääränlaiset lainausmerkit. Ongelman huomaa siitäkin, että Word mer­kit­see lähes kaikki sanat virheellisiksi, jos oikoluku on käytössä. Tämä estämiseksi kan­nat­taa heti alussa tarkistaa, että kieliasetus on oikea.

Jos tekstissä käytetään useita kieliä, kannattaa vaihtaa kieliasetus, kun vaihtaa kieltä. Wordin voi kyllä asettaa tunnistamaan kielen, mutta tunnistus ei toimi kovin luotettavasti.

Seuraava kuva esittää tilannetta, jossa on kirjoitettu ensin suomea, sitten ranskaa, eikä Word ole (vielä) tunnistanut kielen vaihtamista. Niinpä Word ilmoittaa ranskankieliset sanat virheellisiksi.

Tilanteen korjaamiseksi voidaan valita ranskankielinen teksti hiirellä maalaamalla ja napsauttaa ala­reu­nas­sa näkyvää kielen nimeä, tässä tapauksessa siis sanaa ”suomi”. Valitun tekstin kielen voi Word 2007:ssä muuttaa myös Tarkista-välilehden Tekstintarkistus-osan painikkeella, jonka selitys on ”Määritä kieli”. Vanhemmissa Wordin versioissa käs­ky on Työkalut/Kieli/Määritä kieli. (Tässä muuten on esimerkki määrittää-sanan har­haan­joh­ta­vas­ta käytöstä: tässä ei tarkoita määrittämistä eli selville ottamista vaan mää­rää­mis­tä eli aset­ta­mista.)

Avautuvassa Kieli-ikkunassa on valikko, jossa on tarjolla hyvinkin suuri määrä kieliä, vaikka Word ei niitä todellisuudessa tukisikaan millään erityisellä tavalla. Kielen nimen perässä sulkeissa oleva sana kertoo periaatteessa kielen maakohtaisen muun­nel­man. Käytännössä muunnelmalla ei juuri ole mer­ki­tys­tä paitsi englannin kielen osalta, jossa on ero­tet­ta­va toisistaan lähinnä brittienglanti eli ”englanti (Iso-Britannia)” ja amerikanenglanti eli ”englanti (Yhdys­val­lat)”. (Lisäksi saksan osalta maan aset­ta­mi­nen Sveitsiksi aiheuttaa sen, että Word hy­väk­syy sveitsinsaksan kirjoitusasut, joissa on saksansaksan kaksois-s:n ß tilalla ss, esimerkiksi heiße ~ heisse.)

Kieli-ikkunassa voidaan myös valita tai poistaa asetus ”Tunnista kieli automaattisesti”. Jos se on valittuna, Word pyrkii kirjoittamisen aikana päättelemään itse tekstistä, mitä kieltä se on, ja muuttamaan kieliasetustaan tämän mukaan. Usein tunnistus toimii hyvin. Jos esi­mer­kik­si alat kirjoittaa uutta kappaletta eri kielellä, Word saattaa tunnistaa tämän jo kesken ensimmäistä riviä. Silloin se oikolukee kyseisen tekstin uudestaan. Tosin se ei tällöin korjaa lainaus­merkkejä asianomaisen kielen mukaisiksi vaan vasta, jos kyseisiä kohtia tekstissä muo­ka­taan.

Kannattaako pitää oikoluku aina käytössä?

Riippuu kirjoittajan tottumuksista, onko paras pitää oikoluku käytössä kirjoituksen aikana. Tällöin näkee heti, jos on kirjoittanut sanan väärin, ja sen voi korjata. Word alleviivaa väärin kirjoitettuna pitämänsä sanan punaisella, kyseenalaisena pitämänsä lauserakenteen vih­reäl­lä. Mutta jos tuntuu siltä, että tämä häiritsee asiaan keskittymistä, voi ensin kirjoittaa teks­tin ja sitten tarkistaa sen kerralla. Tarkistus tehdään valitsemalla koko teksti Ctrl+A:lla ja sitten napsauttamalla Tarkista-välilehden painiketta ”Kieliasun tarkistus” (Word 2007:ssä) tai an­ta­mal­la käsky Työkalut/Kieliasun tarkistus (Wordin vanhemmissa versioissa). Ctrl+A tar­koit­taa, että painetaan a-näppäintä niin, että Ctrl-näppäin on alas painettuna)

Wordin asetusten Tarkistustyökalut-kohdassa (Word 2007:ssä) tai komennolla Työkalut/Asetukset/Kieliasun tarkistus (Wordin vanhemmissa versiossa) pääsee asetuksiin, joista voi valita, haluaako Wordin huomauttavan virheistä kirjoituksen aikana (”Tarkista oikein­kir­joi­tus kirjoitettaessa”).

Mainituissa asetuksissa voidaan valita myös kirjoitustyyli valikosta, jossa on vaihtoehdot tiukka, normaali, vapaa ja omat asetukset. Lisäksi voidaan tehdä hienosäätöä valitsemalla erikseen, minkä tyyppisistä seikoista Word huomauttaa. Useimmat niistä ovat sellaisia, että ne kannattaa aina pitää käytössä: irrallinen sivulause, pääverbi puuttuu jne. Yleensä kan­nat­taa käyttää tiukan tyylin asetuksia ja muuttaa asetuksia vasta, jos toteaa Wordin täl­löin esit­tä­vän aiheettomia huomautuksia liian paljon.

Oikolukutoiminnot ja -ohjelmat ovat erittäin hyödyllisiä apuvälineitä. Ne eivät kuitenkaan ole kaikessa oikeassa. Lisäksi ne usein ilmoittavat vain epäilemistään virheistä, vaikka käyttäjä saattaa tulkita ilmoitukset virheilmoituksiksi.