Wordin virheellisten ”korjausten” estäminen

Microsoft Word -ohjelma tekee eräitä automaattisia ”korjauksia#8221;, jotka ovat selviä virheitä. Niistä yleisimmin häiritsevä on sananalkuisen yhdysmerkin korvaaminen ajatusviivalla, niin että syntyy virheellinen asu kuten ”SFS 4175 –standardi”. (Oikein on ”SFS 4175 -standardi”.)

Wordin tekemän yksittäisen muutoksen voi kumota Ctrl+Z:lla, jos muutos havaitaan heti, ennen kuin on ehditty kirjoittaa yhtään merkkiä lisää. Ajatusviivaksi muuttuneen yhdys­mer­kin voi korjata myös jälkikäteen poistamalla merkin ja kirjoittamalla tilalle yhdys­merkin. (Word nimittäin tekee muutoksen vain tekstiä normaalisti kirjoitettaessa, esimerkiksi kun kirjoitetaan välilyönti sanan jälkeen.) Yksittäiset korjaukset ovat kuitenkin hankalia tehdä, eikä kaikkia korjaustarpeita aina huomata, joten on syytä korjata Wordin toiminta-asetuksia.

Seuraavat ohjeet koskevat Wordin versioita Word 2003:een asti. Tällöinkin on jonkin verran eroa eri versioiden välillä. Word 2007:ssä asetukset tehdään aivan eri tavalla; ks. (Word-muotoista) ohjetta Word 2007:n tärkeimmät toiminta-asetukset.

Asetusten muuttamiseksi valitaan Työkalut-valikosta kohta ”Automaattinen korjaus”. (Englanninkielisessä versiossa: Tools/Autocorrect/AutoFormat As You Type.) Siellä on välilehdellä ”Automaattinen korjaus kirjoitettaessa” kohta ”Symbolimerkit (--) symboleilla (–)”. Wordin uudemmissa versioissa kohdan nimenä on ”Yhdysmerkit (--) viivoilla (–)”. Yleensä kohta on valittuna, ellei käyttäjä ole korjannut tilannetta, ja silloin Word paitsi korvaa kaksi peräkkäistä yhdysmerkkiä myös yhden sananalkuisen yhdysmerkin ajatus­viivalla. Kyseisestä kohdasta kannattaa siis poistaa valinta napsauttamalla sen edessä olevaa laatikkoa niin, että siitä poistuu v:tä muistuttava valintamerkki.

Kuvassa esityt muut valinnat ovat osittain varsin kyseenalaisia, mutta sopivat asetukset niiden osalta riippuvat mm. käyttäjän tottumuksista.

Edellä kuvatun valinnan poistamisesta seuraa myös se, että Word ei muuta erikseen kirjoi­tet­tua yhdysmerkkiä (esimerkiksi ilmauksessa ”hän lähti - ja palasi pian”) ajatusviivaksi. Kirjoit­ta­ja joutuu siis itse huolehtimaan ajatusviivan kirjoittamisesta, esimerkiksi käyttämällä näppäin­yhdistelmää Ctrl+miinusmerkki (painetaan Ctrl-näppäin alas ja näpäytetään miinus­merkkiä, joka on numeronäppäimistön oikeassa yläkulmassa).

Word saattaa tehdä myös sellaisia muutoksia kuin asun ”MHz” muuttaminen asuksi ”Mhz”. Tämä johtuu ajatuksesta, että sanan alkuun tulee usein vahingossa kaksi versaali­kirjain­ta, esim. ”SUomi”. Kohdassa Työkalut/Automaattinen korjaus/Automaattinen korjaus on yleensä valittuna kohta ”KOrjaa KAksi ISoa ALkukirjainta”. Ellei sitä halua poistaa koko­naan käytöstä, voi napsauttaa Poikkeukset-painiketta ja lisätä ne sanat ja merkkijonot, joita ei pidä ”korjata”, esimerkiksi siis ”MHz”.

Tässä käsiteltyjen ”korjausten” estäminen on tehtävä jokaisessa Office-ohjelmassa erik­seen. Outlookissa ja Powerpointissa on sama ongelma, ja niiden korjaaminen tapahtuu samaan tapaan, mutta siis riippumatta Wordin asetuksista.