Esityksen jaottelu ja numerointi

Jaottelun perusteet

Asiakirja on yleensä hyvä jakaa otsikoituihin osiin ja nämä tarvittaessa pienempiin osiin jne. Väli­otsi­kot parantavat kiinnostavuutta ja luet­ta­vuut­ta usein jopa ratkaisevasti. Väli­otsi­koi­den ulkoasulla voidaan myös ha­vain­nol­lis­taa esityksen rakennetta.

Jaottelun tapa ja otsikoiden määrä ovat paljolti tyylikysymyksiä. Tavallisesta asiatekstistä voisi antaa nyrkkisäännöksi, että jokaisella sivulla pitäisi olla ainakin yksi otsikko. Monille lu­ki­joil­le pitkä otsikoton leipätekstiosuus on jo ulko­asul­taan raskaan­tuntuinen. Lisäksi ot­si­kot auttavat lukijaa muistamaan, mitä asia käsit­te­lee, ja löytämään kiinnostavia kohtia.

Tyylikysymys on sekin, voiko otsikon jälkeen tulla heti alemman tason otsikko vai pi­täi­si­kö välissä olla jonkinlaista tekstiä, kuten koko luvun johdanto-osuus. Kustantajilla, oppi­laitok­sil­la on aiheesta omia ohjeitaan. Peräkkäiset otsikot saatetaan kokonaan kieltää. Niitä saa­te­taan myös vaatia, jolloin mahdollinen yleinen osuus on sekin otsikoitava. Kir­joit­ta­jan kan­nat­taa selvittää tai päättää tällainen asia varhaisessa vaiheessa. Molemmat tavat ovat aivan toimivia ja perusteltavissa, mutta ratkaisu vaikuttaa esittämisen tyyliin ja jopa kokonais­raken­teeseen.

Otsikkotekstit

Otsikoiden luonne vaihtelee paljon muun muassa tekstin luonteen mukaan:

• Uutisessa tai lehtiartikkelissa otsikoilla pyritään tuomaan esiin keskeistä sisältöä jopa niin, että pelkät otsikot lukemalla saa jo selville olennaisimman sisällön. Usein otsikko jopa on varsinainen juttu, ja muu teksti vain selittää sitä.
• Hallinnollisessa tai tieteellisessä asiakirjassa taas saattaa tyylinä olla se, että otsikko vain kertoo, mitä aihepiiriä kohdassa käsitellään – edes vihjaamatta siihen, mitä siitä sa­no­taan. Tämä johtuu usein suoraan siitä, että asiakirja laaditaan määrätyn tai va­kiin­tu­neen mallin tai kaavan mukaan.
• Romaaneissa otsikot kertovat usein vain luvun numeron, esimerkiksi ”Luku 5” tai ”Viides luku”.

Tieteellisen esityksen otsikoinnin ongelma on tiivistetty hyvin Suomen Eläinlääkärilehden kirjoitusohjeiden eräässä vanhassa versiossa, jossa annettiin samassa kappaleessa ensin hyvä ohje ja sitten vedettiin matto jalan alta: otsikossa ei saa suinkaan kertoa tutkimuksen olennaisinta tulosta! Nykyisissä ohjeissa jälkimmäistä neuvoa ei ole, mutta eipä niissä suoraan hylätäkään tätä tieteessä valitettavan yleistä käytäntöä.

Otsikko on ytimekäs, tarkka ja informatiivinen. – – Tieteellisissä otsikoissa vältetään suoran väitteen esittämistä tyyliin Lääke X lievittää leikkauksen jälkeistä kipua hevosilla.

Standardin SFS 2487 mukaan tulisi otsikon pituuden olla enintään 138 mm. Tämä merkitsee käytännössä lähinnä sitä, että otsikon pitäisi mahtua yhdelle riville.

EI VERSAALILLA

Aiemmin otsikot kirjoitettiin yleisesti versaalilla (”isoin kirjaimin”), esimerkiksi OTSIKKO. Tätä tapaa voi edelleen noudattaa silloin, kun muita korostuskeinoja ei ole käytettävissä. Useim­mi­ten kuitenkin on, ja silloin on parempi käyttää niitä, etenkin lihavointia tai suu­rem­paa fonttia tai molempia. SFS 2487:n vuoden 2007 painos ei (toisin kuin jotkin vanhat painokset) kehota käyttämään otsikoissa versaalia vaan päinvastoin välttämään sitä.

Tekstin kirjoittaminen versaalilla tekee sen vaikeammaksi lukea. Olemme tottuneet lu­ke­maan tavallista tekstiä, jossa kirjainten korkeuden vaihtelu luo sanoille hahmoja. Tu­tui­mmat sanat jopa tunnistetaan suoraan hahmoina, mikä nopeuttaa lukemista. Lisäksi kaiken kir­joit­ta­mi­nen versaalilla vaikeuttaa erisnimien tunnistamista, koska erisnimet eivät erotu versaali­alkui­suu­ten­sa perusteella.

Aiemmin versaalin käyttö otsikoissa oli jopa standardissa oleva suositus. Nykyisin tällaista suositusta ei ole, joskin varsinkin pääotsikoissa versaalia käytetään laajasti.

Ei VERSAALIA otsikoihin, mutta isot kirjaimet (iso fontti) sopivat

Otsikoiden ladonta

Otsikko voidaan latoa kolmella eri tavalla:

• omalle rivilleen (tavallisin käytäntö)
• korostettuna, esimerkiksi lihavoituna, kappaleen alkuun (sopii kappalekohtaisille otsikoille); tällöin otsikon perään kirjoitetaan yleensä piste
• reunukseen eli marginaaliin (sopii joskus lyhyille otsikoille).

Seuraavat kaavamaiset esimerkit havainnollistavat eri tapoja. Jos otsikko on omalla rivillään, tulisi typografian sääntöjen mukaan jättää selvästi enemmän tilaa ennen otsikkoa kuin sen jälkeen, jotta ulkoasu vastaisi otsikon liittymistä sitä seuraavaan tekstiin.

Riviotsikko (otsikko omalla rivillään):

Rivinalkuinen otsikko:

Reunusotsikko (otsikko marginaalissa):

Otsikoiden numerointi

Tässä käsitellään asiakirjan osien kuten lukujen, alalukujen jne. numerointia. Numeroituja luetelmia käsiteltiin edellä.

Vaikka osiin jakaminen ja väliotsikoiden käyttö on yleensä eduksi, ei osien ja otsikoiden numerointi aina ole tarpeellista. Sitä saatetaan pitää jopa häiritsevänä, virka­kieli­sen vaiku­tel­man tuottavana.

Asiatekstissä numerointi kuitenkin usein helpottaa suuresti tekstin kohtiin viittaamista esimerkiksi niistä keskusteltaessa. Tekstinkäsittelyohjelma voidaan yleensä säätää nume­roi­maan otsikot automaattisesti. Tosin otsikkonumeroiden muoto ei useinkaan vastaa suo­si­tel­tua, ellei ohjelman toiminta-asetuksia muuteta.

Kirjallisen esityksen jaotteluun ja numerointiin suositellaan nykyisin usein kansain­väli­sen standardin ISO 2145 mukaista järjestelmää. Sen periaatteet ovat seuraavat:

• Numerointiin käytetään tavallisia numeroita 1, 2, 3,…, ei siis roomalaisia numeroita eikä kirjaimia.
• Asiakirjan pääryhmät numeroidaan juoksevasti numerosta 1 alkaen. Kukin pääryhmä (pääjaottelu) puolestaan voidaan jakaa alaryhmiin (alajaottelu), joiden numerointi on juokseva. Tätä jaottelu- ja numerointimenetelmää voidaan jatkaa edelleen (toinen, kolmas jne. alajaottelu).
• Numeroa 0 voidaan kuitenkin käyttää kullakin jaotuksen tasolla ensimmäisen osan numerona, jos osa muodostaa johdannon, esipuheen tai vastaavan (esimerkiksi ”0 Esipuhe” tai ”5.0 Johdanto”).
• Eritasoisia jaotuksia osoittavien numeroiden väliin merkitään piste, esimerkiksi ”2.5.12”. Pistettä ei käytetä viimeistä jaottelua osoittavan numeron jäljessä.
• Otsikon numero sijoitetaan joko otsikon yläpuolella olevalle riville tai samalle riville kuin otsikko, jolloin numeron ja otsikon väliin tulee vähintään yksi välilyönti. (Näistä jäl­kim­mäi­nen tapa on tavallisempi.)

Poikkeavia otsikkokäytäntöjä

Monet käyttävät suositusten vastaisesti pistettä ainakin pääjaotusta osoittavien otsikoiden numeroiden perässä, koska se koetaan selvemmäksi, siis esimerkiksi ”1. Johdanto”. Lisäksi tietokoneohjelmilla tehtävä otsikointi yleensä tuottaa tällaisia otsikoita, mutta tämä on muu­tet­ta­vis­sa toiminta-asetuksia säätämällä.

Kielitoimiston ohjeissa (Kielikello 3/1998) sanotaan otsikoiden numeroista: ”joillakin aloilla va­kiin­tu­neen tavan mukaan loppupistettä kuitenkin käytetään”. Uudemmissa ohjeissa (Kielikello 2/2006) ei vastaavaa lausumaa ole.

Numeron erottaminen itse otsikosta voidaan kuitenkin ehkä paremmin tehdä käyttämällä numeron jäljessä kahta välilyöntiä tai muutoin järjestämällä numeron ja otsikon väliin tyhjää tilaa. Tämän suositukset sallivat.

Kun tätä menetelmää halutaan käyttää verkkosivulla, on otettava huomioon, että HTML:n sääntöjen mukaan kaksi peräkkäistä välilyöntiä tarkoittaa samaa kuin yksi välilyönti. Ongelma on hoidettavissa esimerkiksi käyttämällä yhdistäviä välilyöntejä.

Toinen tapa erottaa numero otsikosta on kansainvälisen standardin sallima mutta vähän tunnettu ja vähän käytetty tapa, joka jo mainittiin edellä: kirjoitetaan numero omalle rivilleen ennen itse otsikkoa seuraavaan tapaan:

Tätä tyyliä käytetään joskus niin, että numero on pienemmällä kuin itse otsikko, esimerkiksi samassa fonttikoossa kuin leipäteksti. Harvinaisuutensa takia tämä saattaa oudoksuttaa, mutta se on sinänsä käyttökelpoinen tapa. Yleensähän numeroita ei tarvitse korostaa, vaan ne pikemminkin häiritsevät luettaessa; mutta on hyvä, että numeron voi katsoa käytettäväksi esimerkiksi tekstin kohtaan viittaamiseksi tai sen tarkistamiseksi, missä luvussa ollaan.

Melko tavallista on käyttää vanhaan tapaan pääjaotukseen roomalaisia numeroita. Lisäksi saatetaan käyttää esimerkiksi tyyliä ”I. 2. c”, jossa siis merkitään ensimmäinen taso roo­ma­lai­sil­la numeroilla, toinen tavallisilla numeroilla ja kolmas kirjaimilla a, b, c,… Tällöin usein jä­te­tään pisteiden väliin välilyönnit, toisin kuin standardin mukaisessa numeroissa (1.2.3).

Nu­me­roin­ti saa­te­taan aloittaa nollasta, varsinkin jos halutaan alkuun yleinen, mer­kin­tä­ta­po­ja tai joh­dat­ta­via tietoja sisältävä luku. Myös alemman tason otsikoissa saatetaan nu­me­roin­ti aloittaa nollasta siten, että esimerkiksi luvun 5 ensimmäinen, johdatteleva alaluku saa numeron 5.1.

Nämä menettelyt eivät siis ole stan­dar­din mukaisia, mutta eri or­ga­ni­saa­tiois­sa voi olla standardista poikkeavia jul­kai­su­oh­jeita.