Taulukot

Taulukkomuotoiseen tietojen esitykseen liittyy monia kysy­myk­siä, joista tässä käsitellään vain muutamia perus­asioita. Taulukoita käytettäessä kannattaa harkita, mitkä taulukot sijoitetaan tekstiin ja mitkä liitteisiin. Tekstiin sopivat yleensä vain pienehköt ja tekstin sisältöön kiinteästi liittyvät ja sitä valaisevat tai täydentävät taulukot.

Taulukoiden otsikot

Yleensä taulukolla tulisi olla otsikko, josta ilmenee taulukon tarkoitus ja yleisellä tasolla se, mitä taulukko sisältää. Tämän lisäksi on hyvä tekstissä viitata taulukkoon, jotta tekstistä käsinkin on selvää, miten taulukot ja tekstit liittyvät toisiinsa. Tämä on erityisen tärkeää siksi, että taitossa taulukko voi joutua eri paikkaan kuin se on kirjoitettu.

Suomalaisen asiakirjastandardin mukaan taulukon otsikko kirjoitetaan taulukon ala­puo­lel­le. Yleisempi käytäntö monissa yhteyksissä on sijoittaa se taulukon yläpuolelle. Täl­löin teks­tiä luettaessa tulee ensin vastaan kuvaileva otsikko ja sitten vasta tietojen massa.

Versaalilla aloittaminen

Kohdassa Versaali erillisen ilmauksen alussa perustellaan seuraava linja:

• Taulukon nimi, otsikkosolut ja erilliset taulukkoon liittyvät huomautukset aloitetaan yleensä versaalilla (”isolla alkukirjaimella”).
• Taulukoiden muut solut (tietosolut) aloitetaan yleensä gemenalla (”pienellä alku­kirjai­mel­la”), elleivät ne ala erisnimellä tai muodosta virkkeitä.

Luvut taulukossa

Kokonaislukuja sisältävä taulukon sarake tulisi tasata oikeaan reunaan, siis niin että lukujen viimeiset numerot ovat linjassa keskenään. Tällöin on helpompi verrata lukuja ja hahmottaa niiden suuruuksia.

Vastaavista syistä tulisi desimaalilukuja sisältävä sarake tasata desimaalipilkun kohdalta eli niin, että pilkut ovat keskenään linjassa. Jos sarakkeessa on myös lukuja, joissa ei ole desimaalipilkkua, ne tasataan ikään kuin niissä olisi näkymätön desimaalipilkku. Usein on parasta tällöin kirjoittaa luku muotoon, jossa on pilkku, esim. 42:n sijasta 42,0.

Desimaalilukujen tasauksen toteuttaminen on joskus hankalaa, esimerkiksi verkkosivuilla. Sen sijaan kokonaislukujen tasaus on lähes aina helppoa. Tekstinkäsittely- ja taulukko­laskenta­ohjelmissa on yleensä mahdollisuus määritellä sarake sellaiseksi, että ohjelma automaattisesti tasaa sen.

Hämmästyttävän usein tasaus jätetään tekemättä, jolloin taulukon ulkoasu voi olla hyvinkin epäsiisti ja sekava. Seuraavassa on ensin tasaamaton taulukko, sitten tasattu.

Taulukoissa tulisi käyttää keskenään samanlevyisiä versaalinumeroita, kuten edellä kohdassa Numerot selitettiin. Yleensä tietokoneella kirjoitettaessa näin käy automaat­ti­sesti.

Suureet taulukoissa

Taulukoissa suureet merkitään periaatteessa kuten muuallakin. Tosin varsin yleisesti jäte­tään yksikkö pois taulukon soluista ja ilmoitetaan vain se sarakkeen otsakkeessa tai tau­lu­kon selityksissä. Kuitenkin on usein parempi kirjoittaa sarakeotsikoksi johdon­mukai­ses­ti suureen nimi tai vastaava selite ja esittää yksikkö jokaisessa solussa. Tällöin itse solusta heti näkyy, esittääkö se esimerkiksi rahasummaa. Taulukon muuntamisesta sel­lai­sek­si käytetään joskus nimitystä ”viedä yksiköt soluihin”.

Taulukoissa esiintyy usein suuria lukuja. Yleensä on selvintä kirjoittaa suuretkin luvut kokonaan. Vaikka esimerkiksi kolmen nollan pudottaminen kaikkien lukujen lopusta säästää tilaa, se voi vähentää ilmaisun havain­nol­li­suut­ta ja selvyyttä. Toisaalta fysikaalisia suureita esitettäessä voidaan suuret luvut useimmiten välttää käyttämällä mittayksikköjärjestelmän mukaisia etuliitteitä sopivasti (esimerkiksi 25 500 000 kW = 25,5 GW).

Seuraavassa on (yksinkertaistettuna) Kielenhuollon käsikirjan esimerkki taulukosta. Vaikka se on ilmeisesti tarkoitettu myönteiseksi esimerkiksi, tällainen tietojen esitystapa ei ole kovinkaan selkeä

Samat tiedot voitaisiin esittää selvemmin seuraavasti:

Käytännössä yksiköt joudutaan usein jättämään pois soluista tilanpuutteen vuoksi etenkin, jos taulukossa on paljon sarakkeita. Tällöin on olennaista ilmaista yksikkö selkeästi sarake­otsikossa tai (jos se ei mitenkään ole mahdollista) erillisessä selityksessä.

Sarakeotsikot

Sarakeotsikon tulisi ensisijaisesti kertoa, mitä tietoa sarakkeessa on. Jos tieto on suurei­den arvoja, tulisi pyrkiä käyttämään sarakeotsikkona suureen nimeä. Jos yksikkö ei ilmene itse tiedoista, mainitaan sarakeotsikossa myös käytetty yksikkö.

Sopiva sarakeotsikko voi olla esimerkiksi ”Siirtojännite (kV)”. Sulkeiden käyttö on tässä sopivaa, koska ne erottavat tois­sijai­sen asian ensisijaisesta. Tähän sopivat tavalliset sulkeet; hakasulkeita käytetään vain erityisestä syystä, jollaista tässä ei ole.

Jos tilaa on vähän tai jos on muu syy, voi sarakeotsikossa käyttää fysikaalisen suureen tunnusta, esimerkiksi jännitteen tunnusta U. Suureiden tunnukset kirjoitetaan fysiikan käy­tän­nön mukaisesti kursiivilla. Tällöinkin voidaan yksikkö mainita sulkeissa: ”U (kV)”. Tun­nuk­set on syytä selittää silloinkin, kun ne ovat fysiikan vakiintuneita symboleita, sillä käy­tän­nös­sä kyse on yleensä suureesta jossakin määrätyssä yhteydessä, esimerkiksi jonkin yhteyden siirtojännitteestä, ei jännitteestä yleensä.

Tilan säästämiseksi voidaan harkita sitäkin, että sarakeotsikkona on lauseke, joka koostuu suureen tunnuksesta, jakomerkkinä toimivasta vinoviivasta ja yksikön tunnuksesta. Esi­mer­kik­si ilmauksen ”U (kV)” sijasta kirjoitetaan tällöin ”U/kV”. Kahdenkin merkin säästö voi aut­taa, jos voidaan säästää useassa sarakkeessa. Tämä merkintätapa ei kuitenkaan ole useim­mil­le kovinkaan tuttu, vaikka se on looginen (kun suureen arvo jaetaan yksiköllä, saa­daan luku­arvo eli se, mitä taulukon soluissa on) ja vaikka se mainitaan Yhdysvaltain stan­dar­dointi­järjes­tön NISTin ohjeistossa Guide for the Use of the International System of Units (SI).

Kun kyse on fysiikan suureista, voidaan yleensä käyttää sopivaa yksikön kerrannaista ku­ten voltin sijasta kilovolttia (kV = 1 000 V) tai megavolttia. Tällöin taulukkoon tulevat luvut saa­daan tavallisesti melko pieniksi.

Jos sen sijaan taulukossa on suuria lukuja ilman yksikköä (esimerkiksi väkilukuja), ei vastaava menettely sovi. Tällöin voi sarakeotsikkoon kirjoittaa yksikön sijasta luvun, jolla soluissa olevat luvut on ajateltava kerrotuiksi, esimerkiksi ”Väkiluku (1 000)”. Tarpeetonta ja hiukan keinotekoista olisi tällöin liittää mukaan yksikön tapainen ilmaus kuten ”Väkiluku (1 000 asukasta)” tai ”Väkiluku (1 000 as.)”.

Vastaavasti tai suuria rahasummia esitettäessä voidaan yksikön tavoin käyttää esimerkiksi ilmausta ”1 000 €” tai ”milj. €” (Kuten kohdassa Rahasummien ilmaiseminen, ei esimerkiksi tuhannelle eurolle ole mitään stan­dar­doi­tua tunnusta; sellaiset ilmaukset kuin ”k€” ovat hylättäviä.)

Puuttuvat tiedot yms.

Tilastotietoja, laskelmia tms. esittävissä taulukoissa syntyy usein tilanne, jossa jokin tieto puuttuu. Syynä voi olla, että suuretta ei ole mitattu, mutta myös esimerkiksi se, että taulukon solua eli sarakkeen ja rivin leikkauskohtaa ei vastaa mikään loogisesti mahdol­li­nen tieto. Kyseessä voisi olla esimerkiksi väkilukutaulukon kohta, joka esittäisi valtion väkilukua ajan­kohtana, jolloin valtiota ei ollut olemassa.

Eräs tapa on jättää taulukon solu tyhjäksi, mutta tämä voi aiheuttaa epäselvyyksiä. Lukija ei tiedä, onko solu jätetty vahingossa täyttämättä vai onko tieto tarkoituksellisesti jätetty pois jostakin syystä. Tyhjäksi jättäminen on sopivaa lähinnä silloin, kun sen merkitys on hyvin ilmeinen tai kun mikä tahansa muu merkintä voisi aiheuttaa epäselvyyden siitä, tarkoittaako merkintä todellista arvoa vai tiedon puuttumista. Tyhjistä soluista voi johtua myös teknisiä ongelmia varsinkin verkkosivuilla; ks. Empty cells in HTML tables.

Epäselvyyksiä voi aiheuttaa myös nolla. Lukuja sisältävässä taulukossa nolla voi tar­koit­taa, että suure on varmasti tasan nolla, mutta myös sitä, että pyöristettäessä suureen mitattu tai laskettu arvo sarakkeessa käytettyyn esitystarkkuuteen saadaan nolla.

Varsinaisen tiedon puuttumisen tai nolla-arvon esittämisessä on monia käytäntöjä. Tilas­to­ja sisältävissä julkaisuissa on syytä selittää siinä käytetyt merkinnät. Seuraavassa esi­te­tään eräs mahdollinen järjestelmä, joka vastaa suomalaisissa tilastoissa usein nouda­tet­tu­ja käy­tän­tö­jä. Se vastaa 0:aa ja ajatus­viivaa lukuun ottamatta myös merkintä­tapoja, jotka Suo­men virallisen tilaston neuvottelu­kunta vahvisti 5.9.2005 Suomen virallisessa tilastossa käy­tet­tä­väk­si. Järjestelmässä pyritään etenkin lukujen tai niiden puutteen selkeään esit­tä­mi­seen.

Vastaavasti 0,00 tarkoittaa, että luku tai suure on kahden desimaalin tarkkuuteen pyöris­tet­ty­nä nolla eli lukuarvo on välillä –0,005:stä 0,005:een, ja niin edelleen.

Jos taulukko sisältää olennaisesti muuta kuin tekstiä, käytetään tiedon puuttumisen ilmai­se­mi­seen yleisesti ajatusviivaa ”–” tai yhdysmerkkiä ”-”. Yleensä voitaneen asettaa ajatus­viiva etusijalle, koska se pitemmyytensä takia on helpommin havaittavissa ja tunnis­tet­ta­vis­sa. Tie­don puuttumisen syynä on tällöin usein se, että kyseessä on huo­mau­tuk­sia sisältävä sara­ke, eikä kyseisessä kohdassa ole mitään huomautettavaa. Jos tieto puuttuu siksi, että sitä ei ole saatu selville, on ehkä parasta käyttää kysymys­merk­kiä ”?”, vaikka se ei ehkä näy­tä­kään kovin viralliselta.