Nykyajan kielenopas, luku 9 Sanonnat:

Milloin tarvitaan kaavamaisia ilmaisuja?

Fraasia laajempi ilmaisutyyppi on malli, esimerkiksi asiakirjakaava. Äärimmillään kyse on täysin valmiista tekstin muodosta, johon vain kirjoitetaan paikalleen muutama erisnimi, joilla teksti sovitetaan tiettyä erityistapausta koskevaksi. Tällaiset mallit ovat erittäin hyödyllisiä silloin, kun pitää kirjoittaa sellainen asiakirja, jollaista ei itse ennen ole tehnyt, mutta joita muutoin laaditaan hyvin paljon. Käytännön tarpeet ovat ohjanneet asiakirjojen kaava­mais­tu­miseen.

Mallin käyttäminen yleensä nopeuttaa kirjoittamista suuresti. Koska lukija on toden­näköi­ses­ti tottunut lukemaan mallin mukaisia asiakirjoja, niin mallin noudattaminen nopeuttaa myös lukemista ja asian oikeaa ymmärtämistä. Lisäksi se huolehtii siitä, että mukaan tulevat kaikki olennaiset asiat, joita kirjoittaja ei muuten tulisi ajatelleeksi. Ääri­esi­merk­ki on tes­ta­ment­ti. Testamentin voi laatia itsekin, mutta jos testamenttia tehtäessä ei noudateta eräi­tä muotosääntöjä, niin se on mitätön.

On laadittu erityisiä asiakirjakaavojen eli -mallien kokoelmia, joita on julkaistu kirjoina ja kirjojen osina. Esimerkiksi Lakioppaan asiakirjamalleissa <http://www.lakiopas.com/asiakirjamallit/> on usein tarvittavien oikeudellisten asiakirjojen (esim. valtakirjojen) malleja muodossa, jotka voi ottaa tekstinkäsittelyohjelman asiakirjapohjaksi.

Monilla työpaikoilla, monissa järjestöissä jne. on myös omia asiakirjamalleja, usein hyvinkin yksityiskohtaisia. Ellei niitä ole, kannattaa ottaa mallia vanhoista asiakirjoista. Tässä kuitenkin tarvitaan harkintaa. Kokouksen sihteerin on ehkä helpointa kirjoittaa pöytäkirjat vanhojen pöytäkirjojen antaman esimerkin mukaan. Mutta useinkaan rakennetta ja asua ei ole mietitty kovin pitkälle. Jos niissä on selviä puutteita, kannattaa uuden sihteerin ehkä pikemminkin pyrkiä luomaan uusi hyvä käytäntö kuin jäljitellä vanhaa.