Arkisen asiakirjoittamisen opas, luku 4 Miten kirjoitan sujuvasti:

Kirjoita lyhyesti

Kun olennaisin on kerrottu, ei ehkä muuta kertomisen arvoista olekaan.

Tietoa on yleensä liikaa

Yksi aikamme kummallisia harhakäsityksiä on se, että "tietoa ei koskaan voi olla liikaa". Todellisuudessahan tilanne on pikemminkin se, että siellä, missä tietoa ylipäänsä on, sitä on yleensä liikaa. Ja tiedoksihan me sanomme kaikenlaisia asioita, loputtomista yksityiskohtien luetteloista alkaen, jopa sellaista, joka on vain dataa. Olemme hukanneet sen ajatuksen, että tieto on tietämistä - ymmärtämistä ja osaamista. Paperilla oleva "tieto" on vain väline sitä varten, että ihmisen mieleen syntyisi tietoa. - Sanan tieto on päätelty olevan sanan tie johdos. Tietäminen on siis alun perin ollut jotain hyvin käytännöllistä: tien tuntemista.

Jotkut harvat meistä pystyvät nopeasti löytämään olennaisen tiedon epäolennaisen seasta. He osaavat katsella sisällysluetteloja, käyttää hyväkseen hakemistoja ja silmäillä pitkiäkin tekstejä läpi arvioiden, mitä niissä on, ilman, että he varsinaisesti lukevat tekstiä kokonaan. Sellaiset taidot ovat arvokkaita, ja niitä kannattaa kehittää. Itse asiassa sellaisten taitojen kehittäminen on yksi niin sanotun korkeamman opetuksen keskeisiä tavoitteita. Niin ainakin sanotaan. Kummallista kyllä vaikuttaa siltä, että niitä taitoja hyvin harvoin missään opetetaan. Tosin niiden opettamisena tuntuvat jotkut pitävän sitä, että opetuksessa käytettävä aineisto on sellaista, että sen hyväksikäyttö vaatisi erinomaista taitoa etsiä olennainen epäolennaisen seasta.

Kirjoittaja ei kuitenkaan saa ruveta oppimestariksi siinä mielessä, että hän kirjoittaisi sekavasti ja laveasti, syyttäen lukijoita, jos nämä eivät saa tekstistä selvää. Onko oikein vaatia lukijoilta kykyä etsiä olennainen epäolennaisen seasta, jos itsellä ei ole kykyä tehdä sitä kirjoittaessaan?

Lyhyys kannattaa

Lyhyesti kirjoittaminen on vaikeaa ja työlästä. Sillä on kuitenkin ilmeinen käytännöllinen merkitys. Sadan sivun lukemiseen menee noin kaksi kertaa niin paljon aikaa kuin viidenkymmenen sivun lukemiseen. Ajanhukan kokonaismäärää arvioitaessa täytyy tietysti ottaa huomioon lukijoiden määrä. Jos kirjoitat vain yhdelle lukijalle, sinun ei yleensä kannata aktiivisesti panostaa lyhyyteen, koska sinulta kuluisi enemmän aikaa lyhentämiseen kuin lukijalta säästyisi lukemisaikaa. Tilanne voi olla toinen, jos kirjoitat tärkeälle henkilölle, jonka aika on paljon kalliimpaa kuin sinun aikasi. Jos taas kirjoitat tuhansille lukijoille, niin heidän aikansa säästäminen on varmasti tärkeää.

Kyse ei tietenkään ole yksinkertaisesti vain sinun ajankäyttösi ja lukijoiden ajankäytön vertaamisesta. Juttusi pituus voi ratkaista, luetaanko sitä ylipäänsä tai jääkö siitä mitään mieleen. Jos tarjoat juttuasi julkaistavaksi, pituus on hyvin olennainen asia, kun julkaisemista harkitaan.

Kirjoita vain olennainen

Lyhyyden tavoittelun tärkein keino on se, että kirjoitetaan vain olennaisia asioita. Vasta toisella sijalla on se, että esitetään lyhyesti ne asiat, jotka on päätetty esittää. Asioiden valinnassa pitää tietysti ottaa lähtökohdaksi se, mikä on lukijalle tärkeää. Valitettavasti vaikuttaa usein siltä, että kirjoittajat ovat kirjoittaneen lämpimikseen, ajatellen sitä, mikä on heille itselleen tärkeää.

Lyhyyttä, ei lyhenteitä

Lyhentämisen keinoista huonoimpia on lyhenteiden käyttö. Joskus siihen joudutaan turvautumaan, mutta yleensä kannattaa välttää lyhenteitä. Ja sanallisen ilmaisun lyhentämisen niksit voivat nasevoittaa ilmaisua, mutta tekstit kokonaispituutta ne eivät ratkaisevasti lyhennä.