Arkisen asiakirjoittamisen opas, luku 6 Kirjoittamisen tekniikkaa:

Lyhenteet

Kuten edellä mainitsin, lyhenteet ovat huono keino tavoiteltaessa oikeaa päämäärää, lyhyyttä. Tähän on useita syitä, joista tärkein on se, että kaikki lukijat eivät tunne käyttämiäsi lyhenteitä. Se, että tekstissä on muutama kirjain tai sana vähemmän, ei ole ollenkaan niin tärkeää kuin se, että lukija ymmärtää sanoman nopeasti. Jos lukija joutuu miettimään, mitä lyhenteesi tarkoittavat, ja ehkä jopa tarkistamaan asian hakuteoksista, häneltä tuhrautuu aikaa ja lukeminen katkeaa. Jos lukijallasi ei edes ole sopivaa hakuteosta käytettävissään, hän todennäköisesti päättää ohittaa hankalan osan tekstistä - kenties jopa jättää lukemisen sikseen.

Riitta Eronen on arvostellut lyhenteiden runsasta käyttöä kirjoituksessaan IT-kentiltä seuraavasti:

Lyhenteiden runsas käyttö häiritsee viestintää, sillä lyhenteet ovat suppeudessaan usein käsittämättömiä tai monitulkintaisia. Ne ovat myös katoavia ja muuttuvia ja sellaisina paitsi tavallisen kielenkäyttäjän myös kääntäjän tai historioitsijan harmi; lyhenteitä ei nimittäin juuri ole sanakirjoissa.

Jotkin lyhenteet ovat varsin yleisesti tunnettuja, esimerkiksi "esim.", "ATK" ja "puh.". Sellaiset lyhenteet kuin "em.", "ko.", "ao." ja "ym." ovat myös melko yleisesti tunnettuja, mutta kehotan välttämään niitä. Niitä ei lueta yhtä sujuvasti kuin tavallisimpia lyhenteitä, ja lisäksi ne ovat paperisen makuisia. Ne on helppo korvata sanoilla: "mainittu", "kyseinen", "asianomainen" ja "ynnä muut". Muutamia melko tavallisiakin lyhenteitä käytetään joskus useassa eri merkityksessä. Esimerkiksi lyhenne "ym." tarkoittaa normaalisti "ynnä muut", mutta jotkut käyttävät sitä merkityksessä "yllämainittu".

Tunnettujenkin lyhenteiden käytössä on se ongelma, että lyhenteeseen pitää usein lisätä sijapääte, ja tätä koskevat normit ovat melko mutkikkaita. Näin ainakin voisi päätellä siitä, miten usein normeja rikotaan. Perussäännöthän ovat yksinkertaiset:

Taivutuksen merkitseminen edellä esitettyjä sääntöjä noudattaen ei kuitenkaan ole ihan helppoa. Se nimittäin edellyttää suomen kielen osaamisen lisäksi myös kieliopin tuntemusta. Kun kirjoitamme suomea, osaamme taivuttaa sanan "kappale" ihan sujuvasti ja ajattelematta. Silloin ei tarvitse tuumailla, mikä on sanan vartaloa ja mikä päätettä - taivutusmuodot tulevat sinulta kuin itsestään, jos suomi on äidinkielesi. Mutta kun pitää merkitä taivutuspääte lyhenteeseen, täytyy osata tunnistaa, mikä on vartalo. Täytyy ehkä oikein pysähtyä miettimään: koska sanomme "kappaleen", "kappaleet" ja "kappaleessa", niin vartalo on varmaankin "kappalee-", vaikka sanan perusmuodossa onkin poikkeuksellisesti vain yksi e-kirjain. Siispä lyhennetään "kpl:t".

Usein lyhenne voidaan lukea sekä kirjaimittain että avattuna, sanoittain. Monet välttävät kirjaimittain lukemisen mukaista päätteiden merkitsemistä, koska lukutapa tuntuu arkiselta, epäviralliselta. Niinpä esiintyykin sellaisia lyhenneasuja kuin "SNTL:oon", mikä on muodollisesti oikein, jos todellakin on tarkoitus, että luetaan "Sosialististen Neuvostotasavaltojen Liittoon" eikä "ässänteeällään", jolloin lyhennetty asu olisi "SNTL:ään". Käytännössä tilanne on varmaankin se, että kyseiset kirjoittajat soveltavat kirjoittaessaan yhtä normia ja puhuessaan toista.

Nämä hankalat ja ärsyttävätkin kielioppiongelmat voi välttää, kun ei käytä lyhenteitä. Hyvin harvoin lyhenteiden käyttäminen on todella välttämätöntä. Jos lyhenteiden aukikirjoittaminen tuntuu pidentävän tekstiä kohtuuttomasti, voit yrittää muotoilla virkkeitä uudelleen niin, että lyhenteillä esitettyihin asioihin viitataan harvemmin.

Välttämättömiä lyhenteet ovat käytännössä vain viitattaessa sellaisiin teknisiin termeihin, joille ei ole muuta vakiintunutta ilmaisua kuin lyhenne, esim. "ATM". Tällöin lyhenne on luonteeltaan lähinnä erisnimi. Jos teksti vilisee sellaisia lyhenteitä, kannattaa harkita, voisiko asioita muotoilla paremmin esimerkiksi siten, että asioihin viitataan pronomineilla. Koska tekniset lyhenteet ovat yleensä isokirjaimisia, ne tekevät tekstistä levottoman näköisen, ja lisäksi ne lyhenteet voivat isokirjaimisuuttaan näyttää tärkeämmiltä kuin ovatkaan.

Teknisten termien lyhenteet on syytä selittää. Tärkeää ei ole niinkään selostaa, mistä sanoista lyhenne on peräisin (esim. "ASCII = American Standard Code for Information Interchange") vaan mitä se suurin piirtein tarkoittaa (esim. "eräs yleisesti käytetty merkkikoodi"). Kerro tarvittaessa myös se, mistä saa tarkemman kuvauksen asiasta (esim. "jonka määrittelee standardi ISO 646"). Haitaksi tuskin on sekään, että mainitaan tarvittaessa lyhenteen lukutapa, jos se ei ole helposti arvattavissa (esim. "luetaan yleensä 'askii'"). Lyhenteiden selitykset voi kirjoittaa esimerkiksi erilliseen liitteeseen, jonka olemassaolo mainitaan jutun alussa.

Lyhenteiden selittämättä jättämistä perustellaan usein sillä, että lukijat kuitenkin tuntevat ne ennestään. Tämä kai tarkoittaa, että kirjoittaja pelkää lukijoiden suuttuvan, kun heitä aliarvioidaan selittämällä itsestään selviä juttuja. Käyneeköhän todella niin? Ei kai kukaan lukija pahoin pahastuisi, jos tekstin lopussa olisi liitteenä lyhenneluettelo. Suurin syy selitysten puutteeseen on kai laiskuus, toiseksi suurin se, että kirjoittaja ei itsekään tiedä tarpeeksi tarkasti, mitä lyhenne tarkoittaa, tai ei osaa esittää sitä lyhyesti.