Puhelinnumeroiden ja muiden yhteystietojen esittämisestä

Kun esitetään puhelinnumeroita yms. esimerkiksi käyntikorteissa, tulisi noudattaa seuraavia sääntöjä, jotka perustuvat kansainvälisiin (CCITT/ITU-T:n E.123, ks. sen vanhemman version tiivistelmää) ja kansallisiin standardeihin sekä kielitoimiston suosituksiin (ks. Koodi­nume­roi­den merkitsemistapoja, Kielikello 3/93).

Tämä sivu on osittain vanhentunut, eikä sitä enää ylläpidetä. Ks. Nykyajan kielen­oppaan kohtaa Yhteys- ja yksilöintitiedot, jossa on uudempia ja yksityiskohtaisempia ohjeita ja ideoita.

Kansallisessa käytössä (esim. suomenkielisissä käyntikorteissa)

Puhelinnumero esitetään siten, että suuntanumero on suluissa ja erotetaan välilyönnillä puhelinnumerosta, joka jaetaan yleensä kolmen tai neljän numeron ryhmiin. Ryhmittely ilmenee seuraavista esimerkeistä:

  (09) 1234
  (09) 12 345
  (09) 123 456
  (09) 123 4567
  (09) 1234 5678

Tässä asiassa on paljon aivan turhaa ja hämäävää kirjavuutta. Erityisen ikävää on, jos mainittaessa monia yhteystietoja käytetään eri tiedoissa erilaisia puhelinnumeroiden kirjoitustapoja.

Usein jätetään suuntanumero pois, ja tämä on sinänsä sallittua, ja se voi tuntua luontevalta esimerkiksi paikallisyhdistyksen tiedotteessa. Mutta tiedotetta voi tarvita ja käyttää myös toispaikkakuntalainen, ja silloin suuntanumerosta on selvä hyöty.

Numeroiden ryhmittelyä koskevat säännöt eivät ole ehdottomat. Vaikka voidaan pitää normaalina 7-numeroisen numeron jakamista 3 + 4 numeron ryhmiin, on myös jako 4 + 3 mahdollinen etenkin, jos yrityksen puhelinnumeroissa 4 ensimmäistä merkkiä ovat samat. Tekstissä tai luettelossa on kuitenkin syytä käyttää yhtenäistä ryhmittelyä.

Jos suuntanumero on puhelinnumeron kiinteä osa, joka on aina näppäiltävä, kuten matkapuhelinjärjestelmissä, sitä ei merkitä sulkeisiin, vaan se kirjoitetaan omaksi ryhmäkseen ja erotetaan muista numeroista välilyönnillä:

040 844 8617

Kirjoitusasussa rinnastetaan suuntanumeroihin erilaiset palvelunumeroita osoittavat numerojonot kuten 0800, esim. 0800 188 188.

Faksinumeron edessä käytetään sanaa "telekopio" tai "faksi", esim.:

Faksi (09) 464 788

Teleksinumeron edessä käytetään sanaa "teleksi". (On toki aika kyseenalaista, kannattaako nykyisin enää teleksinumeroita ilmoittaa.) Suomen maatunnus muuttui vuoden 1994 alussa SF:stä FI:ksi. Esim. Teknillisen korkeakoulun teleksinumero ilmoitetaan näin:

Teleksi 125161 HTKK FI

Meili- eli sähköpostiosoitteiden ilmoittamisesta standardi SFS 4175:2006 sanoo:

Sähköpostiosoite ilmoitetaan yleensä ilman selitettä sähköposti, koska sen muoto jo ilmaisee, että kyseessä on sähköpostiosoite.

maija.meikalainen@sfs.fi
Sähköposti: maija.meikalainen@sfs.fi

Huomaa, että Internet-meiliosoitteissa ei voi esiintyä ns. skandinaavisia kirjaimia (ä, ö ym.). Ät-merkkiä @ ei pidä korvata millään muulla merkillä tai merkinnällä; kyseisen merkin ulkoasu toki voi vaihdella kirjasinlajin mukaan. Internet-meiliosoitteiden muodosta ks. dokumentin Tiivistelmä RFC 822:sta muutoksineen kohtaa 6 Osoitteet sekä RFC 2822:ta.

Sanan "sähköposti" asemesta voivat rohkeimmat käyttää asiallisempaa sanaa "meili", kenties.

Meili (sähköposti): jkorpela@cs.tut.fi

Aiemmin suosittelin ilmoittamaan tällaisessa yhteydessä, että kyse on nimenomaan Internet-muotoisesta meiliosoitteessa. Nykyisin tämä lienee tarpeetonta, koska meiliosoitteen varmaankin oletetaan olevan sellainen, ellei toisin sanota.

Yksi varteenotettava vaihtoehto varsinkin käyntikorteissa ja muissa ahtaissa paikoissa on kirjoittaa pelkkä meiliosoite sopivaan yhteyteen, esim. nimen alle omalle rivilleen. On todennäköistä, että lähes kaikki, joille tiedosta on hyötyä, tunnistavat sen ilman muuta meiliosoitteeksi. Vaarana on lähinnä meili- ja Web-osoitteiden sekaantuminen toisiinsa. Ainakin jos samassa yhteydessä kerrotaan sekä meiliosoite että Web-osoite oikeassa muodossa (ks. alempaa), tällaisen sekaantumisen vaara lienee olematon.

Julkisen hallinnon suositus JHS 130 kuitenkin suosittaa osoitteen merkitsemistä käyntikorttiin sekä X.400- että Internet-muodossa ja jälkimmäiseksi seuraavaa:
Internet: Matti.Meikalainen@domain.fi
mikä tuskin käytännössä aiheuttaa paljoakaan ongelmia, mutta Internet on toki paljon muutakin kuin meili ja Internet-osoitteita muitakin kuin meiliosoitteita! Kyseinen suositus on kokonaisuutena varsin vanhentunut.

Web-sivujen ("kotisivujen", "Internet-sivujen") osoitteet eli URLit ilmoitetaan nykyisin erittäin usein väärin, vieläpä usealla eri tavalla väärin. Seuraavassa on esimerkki oikeasta muodosta:
http://www.cs.tut.fi/~jkorpela/
Web-julkaisemisen oppaassa on lyhyesti kuvattu URLien rakenne. Erityisesti on syytä muistaa seuraavat:

Sanaa "kotisivu" on syytä pitää monimielisyyttään kovin harhaanjohtavana. Se tarkoittaa milloin Web-sivua aivan yleisesti, milloin taas yksityisen ihmisen omaa Web-sivua, joka kertoo hänestä itsestään, ja usein myös organisaation sivujen kokonaisuuden tai muun sivuston pääsivua. Tämän sekaannuksen takia sanaa "kotisivu" on parempi olla kokonaan käyttämättä.

Kun edellä esitettyjä sääntöjä noudatetaan, erityisesti kun URL aloitetaan merkinnällä http://, sen eteen ei tarvita mitään selittävää tekstiä. Käytännössä ne, jotka tiedolla jotain osaavat tehdä, kyllä tuosta rakenteesta ymmärtävät, että Web-osoitteesta on kyse. Jos kuitenkin jonkin selitteen haluaa mukaan liittää, niin sen olisi sitten syytä todella selittää jotain eli sitä, millainen (ja minkäkielinen) sivu on kyseessä, esimerkiksi:

Suomenkielinen Web-sivuni minusta itsestäni:
http://www.cs.tut.fi/~jkorpela/henkkoht.html

Jos URL kirjoitetaan osaksi tekstiä kappaleen sisään eikä omalle rivilleen, on yleensä syytä sopivilla merkeillä osoittaa sen alku ja loppu. Tämä auttaa etenkin silloin, kun URL saattaa jakautua eri riveille tai sen perässä on välimerkki; erottimet ilmaisevat, mikä kaikki kuuluu URLiin. Tavallisin käytäntö on, että aivan URLin eteen kirjoitetaan merkki < ja heti sen jälkeen merkki >, esimerkiksi <http://www.cs.tut.fi/~jkorpela/henkkoht.html>. Toinen vaihtoehto on käyttää lainausmerkkiä sekä alussa että lopussa "http://www.cs.tut.fi/~jkorpela/henkkoht.html". Koska nämä erottimina käytettävät merkit eivät itse voi esiintyä URLissa, on tällöin yksikäsitteisesti pääteltävissä, mikä kaikki kuuluu URLiin.

Kansainvälisessä käytössä (esim. englanninkielisissä käyntikorteissa)

Puhelinnumero esitetään muutoin kuten kansallisessa käytössä, mutta

Merkki + on sovittu symboli ulkomaantunnukselle siinä maassa, josta soitetaan, ja 358 on Suomen maannumero. Merkin + siis soittaja korvaa eri tilanteissa erilaisella numerojonolla, joka selviää sitä maata koskevista ohjeista, josta hän kulloinkin soittaa, ja jolle on useissa maissa eri vaihtoehtoja (eri operaattoreita, jotka tarjoavat ulkomaanyhteyksiä). Esim. matkapuhelimeen tallennettaviin osoitteisiin voidaan yleensä tallentaa merkki + sellaisenaan, jolloin puhelin hoitaa edellä mainitun korvaamisen tilanteen mukaan.

Puhelinnumeron eteen tulee selitys "Telephone International", siis esim.

Telephone International +358 9 451 4319

Faksinumeron edessä käytetään sanaa "FAX", esim.:

FAX +358 9 464 788

Teleksinumeron edessä käytetään sanaa "telex", esim.

Telex 125161 HTKK FI

Meili- eli sähköpostiosoitteiden ilmoittamisesta ei ole standardia eikä suositusta, mutta selvintä lienee esittää ne näin:

Electronic mail (Internet): jkorpela@cs.tut.fi

Web-osoitteiden oikea muoto kuvattiin edellä. Muoto on kansainvälisessä esityksessä aivan sama kuin kansallisessakin.

Kansallisen ja kansainvälisen esityksen yhdistelmä

Jos halutaan samassa esityksessä kuvata puhelinnumero sekä kansallisen että kansainvälisen merkintätavan mukaan, niin käytetään seuraavanlaista esitystä:

Telephone
National         (09) 451 4319
International  +358 9 451 4319
mihin oikeastaan vielä kuuluisi kahden viimeisen rivin väliin yhtenäinen viiva. Faksinumero esitetään samoin mutta korvaten sana "Telephone" sanalla "FAX". Huomaa, että puhelinnumerot kirjoitetaan allekkain oikeasuora-periaatteella eli oikealle tasattuina.

Postiosoitteet

Postilähetyksissä ja atk-rekistereissä käytettävästä osoitetietojen rakenteesta on olemassa julkisen hallinnon suositus: JHS 106.

Postinumero erotetaan osoitetoimipaikan nimestä yhdellä välilyönnillä. Postin ohjeen samoin kuin JHS 106:n mukaan osoitetoimipaikan nimi kirjoitetaan suuraakkosin (kokonaan isoin kirjaimin). Esimerkki:

02150 ESPOO

Kansainvälisessä postiliikenteessä Suomen maatunnus on vuoden 2004 alusta FI (aiemmin FIN, sitä ennen SF). Se kirjoitetaan postinumeron eteen:

FI-02150 ESPOO

On kuitenkin kyseenalaista, kannattaako maatunnusta käyttää. Maan nimihän tarvitaan joka tapauksessa. Omaa osoitetta kansainvälisissä yhteyksissä on syytä kirjoittaa osoitteen viimeiseksi riviksi

FINLAND

Maailman postiliitto UPU ei suosittele maatunnusten käyttöä postiosoitteissa. Maatunnusten käyttö on lähinnä joidenkin Euroopan maiden käytäntö. Sen sijaan UPUn suositus kansainvälisistä postiosoitteista merkitsee käytännössä, että Suomesta postia lähetettäessä tulisi maan nimi kirjoittaa ensin suomeksi ja sitten kansainvälisesti tunnetulla kielellä, joka tässä olisi käytännössä englanti. Esimerkki:

RANSKA – FRANCE

Ks. myös laajaa koostetta Frank's compulsive guide to postal addresses.

Lähettäjätietojen järjestys

Standardi SFS 2487 määrittelee asiakirjan lähettäjän yhteystietojen järjestyksen:

  1. postiosoite
  2. käyntiosoite
  3. puhelin
  4. faksi
  5. sähköposti
  6. pankkiyhteydet
  7. viranomaisten määräämät tiedot kuten ALV-rekisterinumero, LY-tunnus, kaupparekisterinumero ja kotipaikka.

Nykyisin on käytössä yritys- ja yhteisötunnus eli Y-tunnus, joka korvaa ennen käytössä olleen kaupparekisterinumeron, säätiörekisterinumeron ja LY-tunnuksen. Lisätietoja: Yritys- ja yhteisötietojärjestelmän YTJ:n sivu Y-tunnus.