Jos teos on julkistettu eli se on luvallisesti saatettu yleisön saataviin (8 §), siitä "on lupa hyvän tavan mukaisesti ottaa lainauksia tarkoituksen edellyttämässä laajuudessa" (22 §). Tällöin on lähde mainittava.
Jos toisen teoksesta otetaan otteita ilman, että lähdettä mainitaan, kyseessä on siis tekijänoikeuslain loukkaus silloinkin, kun siteeraamisen edellytykset täyttyisivät. Jos kyse on opinnäytteestä, tieteellisestä työstä tms., menettelyä kutsutaan plagioinniksi ja sitä pidetään vakavana virheenä. Käytännössä tällöin olennaista on opetuksen tai tieteen normien rikkominen, mutta periaatteessa kyseessä on myös lain rikkominen. Plagioinniksi voidaan kutsua myös toisen henkilön ajatusten esittämistä omina, kuten tieteellisen teorian esittämistä ilmoittamatta sen alkuperää; jos tämä tehdään omin sanoin, ei lakia rikota, mutta käytössääntöjä ja esim. tieteen sääntöjä kyllä.
Sitaatin pituudelle ei ole asetettu mitään nimenomaista ala- eikä ylärajaa. Käytännössä sitaatit voivat olla varsin pitkiäkin esimerkiksi silloin, kun tieteellisessä teoksessa kritisoidaan tai kommentoidaan muiden tutkijoiden käsityksiä taikka perustellaan niillä kirjoittajan omia käsityksiä. Muutoinkin se, mikä on "hyvän tavan" mukaista siteeraamista, usein riippuu suuresti siitä, millaisista ja minkä alan teoksista on kyse.
Musiikkipiireissä hyvin sitkeästi huhu "neljän tahdin säännöstä", jonka mukaan musiikkiteokseen saisi ottaa toisesta teoksesta enintään neljä tahtia. Huhu on elänyt vuosikymmenet - hiukan muuntuneissa muodoissa -, vaikka se perustuu lähes täydelliseen väärinkäsitykseen eräästä Helsingin hovioikeuden tuomiosta (vuodelta 1969). Väärinkäsitys on vieläpä niin hullunkurinen, että tuomion väitetään sallivan neljän tahdin käytön, vaikka oikeus antoi langettavan tuomion. Mistään määrällisen rajan vetämisestä ei lainkaan ollut kyse, vaan luvattomasti käytetyn pätkän pituus vain mainittiin tapauksen tosiasioiden kuvauksessa. Väärinkäsitys on siis yhtä hullunkurista kuin olisi väittää, että musiikkiteoksesta saa ottaa pätkän ilman lupaa, jos teoksen nimessä on sana "markkinoilla". Tuomiosta toisaalta tietysti seuraa, että myös lyhyen, esimerkiksi neljän tahdin mittaisen pätkän ottaminen musiikkiteoksesta voi olla laitonta. Huhun perättömyys on esitetty muun muassa tekijänoikeusneuvoston lausunnossa 2002:11.
Olennaista on, että siteeraaja on tekemässä omaa teostaan ja että sitaatilla on asiallinen yhteys teoksen sisältöön. Tällöin siteeraamisen tarkoituksena ei ole julkaista alkuperäistä teosta tai usean alkuperäisen teoksen kokoelmaa vaan lainata siitä (ehkä pitkiäkin) otteita esimerkiksi niiden arvostelemiseksi, omien käsitysten perustelemiseksi ja havainnollistamiseksi tai erilaisten käsitysten vertailemiseksi.
Jos joku haluaa ottaa oman teoksensa osaksi otteen toisesta teoksesta, koska siinä on esitetty hänen mielestään hyvin jokin asiakokonaisuus, kyse ei yleensä ole sitaatista. Sitaatin tarkoitus ei ole korvata itse kirjoitettavaa tekstiä vaan esittää jotain, johon itse kirjoitettu teksti jossain mielessä vetoaa. Esimerkiksi itse esitettyäni ja perusteltuani jonkin ajatuksen voin liittää mukaan sitaatin, jolla vetoan jonkun muun esittämään samansuuntaiseen näkemykseen, erityiseen esimerkkiin tms. Sitaatti voi toki edeltääkin sitä omaa tekstiä, johon se liittyy, etenkin, jos sitaatin tarkoitus ottaa lainattava teksti kritiikin kohteeksi. Olennaista on, että sitaatti liittyy omaan tekstiin (tai muunlaiseen teokseen).
Täten se joskus esitetty muotoilu, että laki yleisesti sallisi julkaista otteita teoksista, ei ole oikea. Esimerkiksi tekijänoikeusneuvoston lausunnossa 1996:13 nimenomaisesti sanotaan: "Pelkistä sitaateista koostuva työ ei täytä laillisen siteerauksen edellytyksenä olevaa vetoamisfunktiota". Sitaattioikeus ei suinkaan merkitse sitä, että joku voisi esim. monistaa tai levittää otteita toisen teoksista sellaisinaan tai vain esim. otsikolla ja lähdetiedoilla varustettuina.
Hyväksyttävänä siteeraamisena pidetään usein myös mm. omien tekstien varustamista toisten teksteistä otetuin motoin. Mielestäni tällöin kuitenkin liikutaan sitaattioikeuden rajoilla, ja motoilla tulisi olla asiallinen yhteys oman tekstin sisältöön sen sijaan, että ne olisivat mukana esim. vain lukijan huvittamiseksi. Ks. huomautuksia mielelauseiden suojasta.
Vääristelevä sitaatti, joka antaa virheellisen käsityksen siteerattavan tekstin sisällöstä ja asiayhteydestä, on tulkittava kielletyksi hyvän tavan vastaisena (22 §) ja myös tekijän moraalisia oikeuksia loukkaavana (3 §). Toisaalta koska sitaattioikeuden yhteydessä vaaditaan, että "teosta ei saa tekijän suostumuksetta muuttaa enemmän kuin sallittu käyttäminen edellyttää", niin on selvää, että esimerkiksi lyhentäminen ja muukin muokkaaminen voi olla sallittua. Sitaatista voidaan jättää pois siteerauksen tarkoituksen kannalta epäolennaisia asioita tai siihen voidaan lisätä selventäviä huomautuksia. Hyvän tavan voitaneen katsoa edellyttävän, että poistot ja selvennykset merkitään niin, että lukija havaitsee, mikä on alkutekstiin tehtyä muutosta. - Kielitoimiston välimerkkejä koskevan suosituksen mukaan "tekstijakson poisjätön merkkinä käytetään kahta ajatusviivaa, konekirjoituksessa kahta yhdysmerkkiä" ja lainauksissa lainaajan lisäykset merkitään hakasulkeisiin.
Tavallisimmin sitaatti on kieliasuinen, siis tekstisitaatti. Periaatteessa siteerausoikeus on yleinen, kaikkia teoslajeja koskeva. Esimerkiksi kuvan käyttö tämän nojalla, ilman tekijän lupaakin, on siis periaatteessa ajateltavissa, jos kuvan käyttö täyttää ns. vetoamisfunktion. Luonnollista olisi ajatella, että esim. kuvataiteen teoksen arvostelussa olisi kuvan käyttö sitaattioikeuden nojalla sallittua. Asiasta on ilmeisesti aika vähän oikeuskäytäntöä, joten on syytä olla varovainen sitaattioikeuden käytössä kuvien, äänien, liikkuvan kuvan yms. suhteen. Esimerkiksi tekijänoikeusneuvoston lausunnossa 1997:9 otettiin se kanta, että elämäkerralliseen multimediaan ei voi sitaattioikeuden nojalla ottaa lyhyitä musiikkinäytteitä. Lausunnossa 2002:16 suhtaudutaan myös pidättyvästi, joskaan ei ehdottoman kielteisesti, kuvien käyttöön sitaatteina ja esitetään, että elokuvista voivat yleensä tulla kyseeseen vain muutamien sekuntien mittaiset sitaatit. Kuitenkin voitaneen pitää hyväksyttävänä esimerkiksi tietokoneohjelman käyttöliittymään sisältyvien kuvien käyttöä ("ruutukaappausten" muodossa) artikkelissa, jossa arvioidaan kyseistä ohjelmaa. Yleisemmin ks. erillistä kirjoitustani Tekijänoikeuden rajoitusten tulkinnasta.
Kuvien osalta on huomattava myös säädös ns. kuvasitaateista (25 §). Sen suhde sitaattioikeuteen on epäselvä, etenkin, kun sen yksi olennainen osa on oikeus ottaa "tekstiin liittyviä kuvia" "arvostelevaan tai tieteelliseen esitykseen", jollaisessa myös sitaatit ovat yleisiä. Voisi ehkä sanoa, että jos esim. historiaa käsittelevässä tieteellisessä esityksessä vedotaan kuvasta ilmenevään asiaan jonkin väitteen perusteluna, kyse on varsinaisesta sitaatista, ja jos taas kuva vain havainnollistaa tekstissä käsiteltävää tapahtumaa tai ilmiötä, kyse on "kuvasitaatista". - Käsitettä "tieteellinen esitys" on tässä yhteydessä tulkittu aika väljästi; populaaritieteelliset esitykset on tulkittu tässä yhteydessä tieteellisiksi, ja onpa säädöksen katsottu soveltuvan tiestösuunnitelmaankin.
Hallituksen esityksessä 287/1994 rajataan kuvasitaattioikeutta seuraavasti:
Vaatimus edellyttää, että taideteoksilla on asiayhteys arvostelevaan tai tieteelliseen
esitykseen – –. Kuvien käytön tulee perustua niiden havainnollistavaan tai selventävään merkitykseen. Säännöksen nojalla ei saa valmistaa esimerkiksi taidekirjaa, jossa kuvat ovat pääasia ja tekstillä on ainoastaan täydentävä merkitys.
Taideteoksen käyttäminen on ehdotetun 25 §:n 1 momentin 1 kohdan alaan kuuluvissa tapauksissa sallittua minkä tahansa median keinoin toteutetun esityksen yhteydessä. Esimerkiksi suullinen, audiovisuaalinen ja kirjallinen esitys ovat tässä suhteessa samassa asemassa.
Kansantajuistieteellisiä esityksiä koskeva nykyisen 14 §:n 2 momentin erityissäännös ehdotetaan poistettavaksi. Muutoksella ei olisi vaikutusta siihen, mitä tekijänoikeuslain mukaan on pidettävä arvostelevana tai tieteellisenä esityksenä. Esitystä voidaan pitää tieteellisenä, jos se täyttää tieteelliselle aiheen käsittelytavalle asetettavat yleiset vaatimukset. Säännöksen soveltamisala ei rajoitu korkeakoulujen tai tiedeyhteisön piirissä tapahtuvaan tieteen harjoittamiseen.
Kuvasitaatin käsitteestä on kuitenkin erikoinen tulkinta tekijänoikeusneuvoston lausunnossa 2007:6, joka syntyi äärimmäisen tiukassa äänestyksessä (äänin 7 - 7 puheenjohtajan äänen ratkaistessa). Sen mukaan valokuvan käyttö ilman lupaa oli sallittu ns. kuvasitaattisäädöksen nojalla. Tämä sisälsi yllättävän ja erittäin kyseenalaisen tulkinnan, joka merkitsisi sitä, että uutiskuvia ja yleensä ajankohtaisiksi selitettäviä kuvia saisi käyttää lähes täysin vapaasti. On kyseenalaista, miten hyvin tämä tulkinta kestäisi oikeudessa. Se on ristiriidassa EU-oikeudessa keskeisen kolmen kohdan testin kanssa ja rajoittaisi tekijänoikeutta ratkaisevasti enemmän, kuin tekijänoikeusdirektiivi sallii sitä rajoittaa.
Kysymys siteeraamisen sallitusta laajuudesta sekoitetaan joskus kysymykseen siitä, miten suuria osia tai määriä teoksista saa monistaa opetustarkoituksiin. Siinähän ei ole kyse siteeraamisesta vaan kopioiden valmistamisesta (teoksesta tai sen osasta), joka voi perustua ns. sopimuslisenssijärjestelmään. Muutenkin on hyvä huomata, että opetustoimintaan liittyy eräitä erityissäädöksiä ja -järjestelyjä tekijänoikeuden suhteen.